Створіть просте «коротке керівництво», в якому детально описані угоди про імена та організацію файлів. Включіть цю документацію до файлу readme.txt в основній спільній папці (зразок пунктів на слайді)
Створіть свій інвентар файлів, бажано згадати ВСІ файли, проєкт та підпроєкти.
Колонка A: різні типи даних Ви використовуєте/створюєте? (наприклад, зображення під мікроскопом, польові спостереження в табличній формі, стенограми, інтерв’ю, цифри, протоколи тощо)
Колонка B: які формати файлів? (наприклад, .csv, .jpg)
Колонка C: Які є унікальні характеристики цього файлу даних (наприклад, дата створення, назва проєкту, експериментальні умови)? Чи існують стандартні скорочення для будь-якої з цих характеристик?
Колонка D: Чи будете ви мати кілька версій того самого файлу? Якщо так, чи буде кілька версій у даний день? Скільки?
Стовпець E: схема імені. Напишіть свої імена файлів. Що потрібно включити: унікальні характеристики, які ви визначили в колонці C, можна використати, щоб створити ім'я файлу. Виберіть характеристики, які, на вашу думку, ви будете використовувати для пошуку цих файлів.
Якщо хочете мати декілька версій файлу (вказано у стовпці D), обов’язково додайте версію в назву вашого файлу. Якщо ви очікуєте мати більше однієї версії на день, не можна покладатися лише на дату, і слід додати номер версії до імені файлу. Наприклад, MMDDYYYY_exp001_v01.tft).
2) Переконайтеся, що всі члени команди або співробітники мають доступ до керівництва та навчаються правилам.
3) Крім текстових файлів, ви також можете розглянути можливість проведення короткого внутрішнього навчання, щоб пояснити, чому нову угоду про іменування файлів так важливо використовувати і як вона працює, або створити відео, в якому розглядаються ключові моменти угоди.