Проблемний кейс щодо персональних даних

БД «Авторитетний файл на викладачів Університету» - це база, яка містить інформацію довідково-енциклопедичного характеру, що розкриває персональні дані про викладачів Університету (які працювали, працюють чи будуть працювати), для кращої ідентифікації того чи іншого науковця та висвітлення його діяльності в наукових цілях. На даний момент (2025 р.). Авторитетні записи на імена осіб створюються на основі вимог до заголовків згідно RDA (Description and Access) – Опис ресурсу та доступ – міжнародний стандарт каталогізації. Авторитетні записи на імена осіб-викладачів Університету створюються на імена викладачів, що працюють в Університеті на постійній основі та твори яких присутні у бібліотеці.

Для створення авторитетного файлу, працівникам наукової бібліографії потрібна наступна інформація:
· прізвище, ім’я, по-батькові,
· дата народження,
· дата смерті (для померлої людини),
· місце народження,
· місце смерті (для померлої людини),
· поле діяльності,
· місце роботи (початок роботи, закінчення роботи),
· альтернативне прізвище (зміна прізвища, одруження), якщо науковець писав під тим прізвищем,
· коротка біографія (коли, який навчальний заклад закінчено, з якого року працюють в Університеті, на якій кафедрі, які наукові ступені (з зазначенням року отримання), які нагороди має.

Проблемна ситуація:
1. Науковець відмовляється надавати інформацію, посилаючись на ЗУ «Захист персональних даних».
2. Викладач звернувся з вимогою прибрати в його авторитетному файлі рік народження.
3. Деякі викладачі ігнорують листи з проханням надати інформацію.

Питання:
Чи має право Бібліотека висвітлювати ту інформацію, яка необхідна для БД?
Чи має право Бібліотека відмовити викладачу в тому, щоб прибирати важливу інформацію про нього та його поле діяльності?

Рішення:

Ситуація з БД «Авторитетний файл на викладачів КПІ» є класичним прикладом балансу між правом на приватність та суспільним інтересом/науковою діяльністю.

1. Чи має право Бібліотека збирати та висвітлювати ці дані?
Так, але з нюансами.
Наукова та статистична мета: Якщо викладач публікує працю, він стає суб'єктом наукової діяльності. Згідно зі ст. 6 ч. 8 ЗУ «Про захист персональних даних», обробка даних у наукових, статистичних чи історичних цілях дозволена за умови належного захисту. Дані про автора (ПІБ, вчений ступінь, місце роботи) є необхідними для ідентифікації твору. Оскільки створення авторитетних файлів є частиною наукової бібліографії та міжнародної каталогізації (RDA), це відповідає законній меті діяльності Університету.  Міжнародний стандарт RDA використовує дату народження як основний диференціатор (для розрізнення повних тезок). Без дати народження авторитетний файл втрачає свою ідентифікаційну функцію.

Публічність науковця: Викладач університету є суб'єктом освітньої та наукової діяльності. Його ПІБ, науковий ступінь, місце роботи та поле діяльності зазвичай не є конфіденційною інформацією, оскільки вони пов'язані з його професійною публічною роллю.

2. Проблема №1: Відмова надавати інформацію
Коментар: Викладач має на це право.
Згода суб'єкта (ст. 11): Підставою для обробки персональних даних у більшості випадків є добровільна згода. Якщо викладач прямо каже «ні», ви не можете примусити його заповнити анкету. Якщо ж інформація (наприклад, номер телефону чи точна дата народження) береться з приватних архівів або безпосередньо у викладача, він має право відмовити, посилаючись на статтю 11 ЗУ «Про захист персональних даних».
Альтернатива: Ви можете збирати інформацію з відкритих джерел (офіційний сайт кафедри, накази ректора, державні реєстри дисертацій). Згідно з практикою, використання публічно доступних даних для професійної ідентифікації не вважається порушенням, якщо воно не стосується приватного життя.

3. Проблема №2: Вимога прибрати дату народження
Коментар: Це право викладача на «забуття» або обмеження обробки.
Точність та актуальність (ст. 6 ч. 6): Персональні дані мають бути точними. Якщо викладач вважає, що дата народження є надмірною для ідентифікації його як науковця, він посилається на принцип мінімізації даних.
Чи можна відмовити? Скоріше за все — ні. Якщо людина офіційно вимагає видалити дату народження, і ця дата не є критично необхідною для розрізнення двох повних тезок-однофамільців на одній кафедрі, її варто прибрати або приховати. Публікація точної дати народження часто сприймається як втручання в особисте життя.

4. Проблема №3: Ігнорування запитів
Коментар: Це мовчазна відмова.
Відсутність відповіді не є згодою. У такому разі Бібліотека може створювати лише «короткий» файл на основі наявних публічних даних (ПІБ, кафедра, перелік праць), без біографічних подробиць, які потребують підтвердження від автора.

Юридичні поради для Бібліотеки

Розділіть дані на «Професійні» та «Особисті»:

• Професійні (ПІБ, ступінь, кафедра, праці) — можна публікувати, бо це стосується публічної діяльності в Університеті.
• Особисті (дата/місце народження, біографія, зміна прізвища) — вимагають згоди або використання лише тих даних, які викладач сам оприлюднив у мережі.

Інформована згода: Додайте в анкету пункт про те, що дані збираються для міжнародної системи RDA та сприяють цитованості науковця. Це стимулює викладачів «бути видимими».

Стаття 32 Конституції України: Ніхто не може зазнавати втручання в його особисте і сімейне життя. Якщо викладач вважає, що дата народження в публічному доступі йому шкодить — закон на його боці.

Висновок: Ви маєте право вести БД, але не маєте права відмовити викладачу у видаленні його особистих даних (як-от дата народження), якщо він цього вимагає. Краще залишити в БД лише рік отримання ступеня — цього достатньо для наукової ідентифікації.