Персональні дані та конфіденційна інформація не тотожні

 Поняття «конфіденційна інформація» та «персональні дані» часто плутають, але в управлінні дослідницькими даними важливо бачити різницю. Персональні дані стають конфіденційними лише тоді, коли їх такими визнає закон або сама людина.

Ось логічний розбір цього поняття згідно із Законом України «Про інформацію».

---

1. Що таке конфіденційна інформація?

Це інформація про фізичну особу, доступ до якої обмежений самою особою або законом (ст. 21, п. 2). Вона належить до категорії інформації з обмеженим доступом (ст. 21, п. 1).

---

2. Що саме туди входить?

Закон (ст. 11, ч. 2) наводить орієнтовний перелік даних, які є конфіденційними:

• Особисті факти: дата і місце народження, адреса.

• Соціальний статус: освіта, сімейний стан.

• Переконання та ідентичність: національність, релігійні переконання.

• Чутливі дані: стан здоров'я.

Важливо: Цей перелік не є вичерпним. Людина може визначити як конфіденційні й інші відомості про себе.

---

3. Головне правило для дослідника: Згода

Конфіденційна інформація не може вільно «гуляти» мережею. Її поширення можливе лише за двох умов (ст. 21, ч. 2):

1. Бажання особи: людина сама хоче поділитися інформацією.

2. Чітка згода: особа визначає порядок і умови, за яких ви можете використовувати її дані.

Не дозволяється збирання, зберігання, використання поширення конфіденційної інформації фізичної особи без її згоди (окрім виключень згідно ЗУ в інтересах безпеки, економічного добробуту, прав людини)

ч.2 ст. 32 Конституції України

Для вашого дослідження це означає: ви не маєте права обробляти чи публікувати ці дані, поки не отримаєте письмову або іншу зафіксовану згоду учасника дослідження.

---

4. Винятки (Коли згода не потрібна)

Закон передбачає ситуації, коли конфіденційність може бути «порушена» без згоди особи, але це стосується виключно:

• Інтересів національної безпеки.

• Економічного добробуту.

• Захисту прав людини.

• Випадків, прямо встановлених законом.

Резюме для управління даними: Конфіденційна інформація — це «приватна територія» учасника дослідження. Щоб зайти на неї, ви мусите мати юридичний «дозвіл» (згоду), де чітко прописано, що ви будете робити з даними та як їх захищатимете.

Чутливі дані

https://cedem.org.ua/analytics/personalni-dani-vybory/

Персональні дані поділяються на загальні та чутливі, які можуть не просто ідентифікувати особу, а й завдати шкоди. Визначення чутливих даних є динамічним і може змінюватися залежно від суспільних умов і законодавства. Наприклад, у зв'язку з розвитком технологій, нові види даних можуть ставати чутливими.

Для дослідника КПІ це може бути:

• Персональні дані: ПІБ, адреси, номери телефонів учасників тестування нового мобільного додатка.

• Медичні дані: Показники стану здоров'я, якщо ви розробляєте біомедичні сенсори (наприклад, на ФБМІ). Якщо ви розробляєте програму для аналізу кардіограм — це вже робота з чутливими даними.

• Комерційна таємниця: Дані, отримані в межах гранту від приватного бізнесу, де підписано NDA (угоду про нерозголошення).

• Екологічна та безпекова інформація: Локації рідкісних видів рослин або вразливі точки критичної інфраструктури (актуально для дослідників теплоенергетики чи кібербезпеки).

Персональні дані

Персональні дані — це не просто набір літер та цифр у вашому паспорті. Це будь-яка інформація, за якою можна «вирахувати» конкретну живу людину.  

Персональні дані - відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована. 

Простими словами, це ваш «цифровий відбиток» у світі.

Яка інформація вважається персональною?

Все, що дозволяє вас ідентифікувати, потрапляє до цієї категорії:

Суб'єкти відносин: Хто є хто в управлінні даними?

Питання власності дещо заплутані через різні зацікавлені сторони, залучені до збору та створення даних, та їхні ролі. 

ЗУ Про захист персональних даних Стаття 4. Суб'єкти відносин, пов'язаних із персональними даними:

• суб'єкт персональних даних;

• володілець персональних даних;

• розпорядник персональних даних;

• одержувач, у т.ч. третя особа;

• Уповноважений Верховної Ради України з прав людини (далі - Уповноважений).

суб’єкт персональних даних - фізична особа, персональні дані якої обробляються; Він має право: знати що, де, як і для чого збирають, знати механізм обробки. Дослідникам часто потрібно отримати дозвіл від суб’єкта даних, щоб на законних підставах надавати доступ до оригінальних або похідних даних. Але Суб’єкт має право відкликати згоду та заборонити обробку!

володілець персональних даних - фізична або юридична особа, яка визначає мету обробки персональних даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом. Йому Потрібен дозвіл на обробку персональних даних відповідно до закону виключно для здійснення його повноважень.

розпорядник персональних даних - фізична чи юридична особа, якій володільцем персональних даних або законом надано право обробляти ці дані від імені володільця;

одержувач - фізична чи юридична особа, якій надаються персональні дані, у тому числі третя особа;

третя особа - будь-яка особа, за винятком суб’єкта персональних даних, володільця чи розпорядника персональних даних та Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, якій володільцем чи розпорядником персональних даних здійснюється передача персональних даних.

Раннє вирішення проблем власності на дані є особливо важливим, оскільки особа, яка володіє даними, остаточно контролює їх поширення, збереження та знищення.

Ідентифікатори персональних даних

 Персональні дані — це будь-яка інформація, яка дозволяє прямо чи опосередковано ідентифікувати живу людину. У дослідницькій діяльності важливо розрізняти типи ідентифікаторів, щоб не порушити закон та не нашкодити учасникам.

Три типи ідентифікаторів

1. Прямі ідентифікатори Це дані, які явно вказують на конкретну особу.  Для досліджень це означає, що такі дані підпадатимуть під дію законів про захист даних.

2. До них належать:

• Повне ім'я та прізвище.

• Номери паспорта, ідентифікаційної картки або телефону.

• Домашня та електронна адреси.

• Дані про місцезнаходження, IP-адреса, відбитки пальців або записи з камер відеоспостереження.

Важливо розуміти: саме по собі ім'я «Джон Сміт» може не бути персональним даним, якщо людей з таким іменем багато. Але в поєднанні з місцем роботи чи поштою (johnsmith@companyN.com) воно стає прямим ідентифікатором.

2. Непрямі ідентифікатори Це характеристики, які самі по собі не називають особу, але описують її. Приклади:

• Стать та етнічна приналежність.

• Рідкісні захворювання або специфічний досвід.

• Соціально-економічні дані та параметри тіла.

Важливо пам'ятати, що навіть якщо дослідницькі дані містять непрямі ідентифікатори, людину все одно можна ідентифікувати за допомогою комбінації непрямих ідентифікаторів, і тому закони про захист даних теж будуть застосовуватися.

3. Географічні ідентифікатори Вони можуть бути як непрямими (поштовий індекс), так і прямими (повна фізична адреса). 

---

Пастка «тріангуляції»: чому видалення імен не гарантує анонімності

Дослідники часто припускають, що видалення імен та телефонів робить дані безпечними. Проте існує ризик тріангуляції — коли комбінація кількох непрямих ідентифікаторів дозволяє вирахувати людину.

Приклад дослідження науковців США (1991 рік): Розглянемо приклад набору даних, у якому видалено прямі ідентифікатори, з онлайн курсу від Університету Північної Кароліни Чаппел-Гілл (США) та Единбурзького Університету (Велика Британія) Research data management and sharing https://www.coursera.org/learn/data-management.

Набір даних представляє популяцію громадян США, які здобули докторський ступінь у 1991 році.

1. Початковий набір даних — 25 000 осіб без імен. Змінні включають основну галузь навчання, расу, стать і географічний регіон навчального закладу, у якому було здобуто ступінь. Без прямих ідентифікаторів, таких як ім’я, номер телефону, поштова адреса, номер соціального страхування та іншої інформації, яка безпосередньо пов’язує особу особи, здавалося б, що було б неможливо відрізнити будь-яку особу, представлену в цьому наборі даних, який включає понад 25 000 чоловік.

2. Звужуємо до галузі (наука і техніка) — 14 000 осіб.

3. Обираємо лише фізичні науки — 2 119 осіб.

4. Додаємо стать (чоловіки) та расу (чорношкірі) — залишається 20 осіб.

5. Обираємо спеціальність (астрономи) — лише 8 осіб.

6. Додаємо регіон (Нью-Йорк) — особу ідентифіковано.

Це демонструє, що навіть за відсутності імен, сукупність ознак (стать + раса + професія + місто) робить людину впізнаваною.

Як убезпечити дані?

Щоб мінімізувати ризики (як у трагічному випадку з розголошенням даних студента Максима Глєбова), простого видалення прямих ідентифікаторів недостатньо. Необхідно враховувати ризики при об'єднанні різних наборів даних та застосовувати методи глибокої анонімізації.

Типи конфіденційної інформації

Є типи інформації, що потребують особливого захисту.  Це перш за все стосується даних, що  набувають характер конфіденційності: дані, що стосуються людей (персональні дані), видів тварин або рослин, даних, створених або використаних відповідно до обмежувальної угоди про фінансування комерційних досліджень, а також будь-яких даних, які можуть мати значний негативний вплив на громадськість у разі оприлюднення.

Дані про людей-учасників дослідження.

Цей вид конфіденційних даних часто називають «Персональними даними». Персональні дані - це інформація, яка може бути використана для ідентифікації учасника дослідження або суб'єкта з ризиком дискримінації, шкоди чи іншим чином небажаної уваги. Персональні дані включають таку інформацію, як імена та адреси, а також адреси електронної пошти, IP-адреси, інформацію про здоров’я та сексуальність, а також про «фізичну, фізіологічну, генетичну, психічну, культурну чи соціальну ідентичність». Як правило, персональні дані не можуть бути передані в їх початковому вигляді.

Наприклад, якщо ви створюєте  Базу даних, що містить дату народження, поштовий індекс і стать осіб з рідкісним генетичним захворюванням - майте на увазі, що

дата народження та поштовий індекс можуть бути достатньою інформацією для ідентифікації осіб, але особливо в поєднанні з іншою інформацією, яка стосуватиметься лише невеликої кількості осіб. Тобто ці дані потребують особливого захисту та обробки.

Дані, що стосуються видів рослин або тварин. Дані, що включають інформацію про рідкісні чи зникаючі види, або іншу природоохоронну діяльність, часто класифікуються як конфіденційні дані. Визначити, коли ці дані є конфіденційними, може бути складно; наприклад, вид може бути під загрозою в одній географічній зоні, але не в іншій, тому розкриття даних про місцезнаходження може завдати потенційної шкоди. 

Наприклад, якщо ви створюєте Електронну таблицю з фізичними параметрами зразків рідкісних рослин в країні N

НІ, описи фізичних характеристик рідкісного виду навряд чи завдадуть йому шкоди, якщо також не буде розкрито географічне розташування виду або екологічна інформація, яка вказує на певний регіон.

Хоча наразі не існує законодавчого визначення, загальний консенсус полягає в тому, що якщо оприлюднення даних збільшує ймовірність ризику чи шкоди цьому виду чи зусиллям щодо збереження, їх слід класифікувати як чутливі.

Комерційно конфіденційні дані. Дані, розголошення яких може завдати економічної шкоди вважаються конфіденційними. Це включає таку інформацію, як посилання на поточні переговори, комерційна таємниця або дані, отримані в рамках угоди про комерційне фінансування. Хоча спонсори зараз роблять наголос на обмін даними за замовчуванням, розуміємо, що дані, розголошення яких може поставити під загрозу механізми фінансування та комерціалізацію продуктів, за деяких обставин можуть вважатися конфіденційними.

Дані, що становлять загрозу для інших - інформація, яка, якщо стане доступною, стане загрозою національній безпеці або матиме негативний вплив на громадськість.

Проблемний кейс щодо персональних даних

БД «Авторитетний файл на викладачів Університету» - це база, яка містить інформацію довідково-енциклопедичного характеру, що розкриває персональні дані про викладачів Університету (які працювали, працюють чи будуть працювати), для кращої ідентифікації того чи іншого науковця та висвітлення його діяльності в наукових цілях. На даний момент (2025 р.). Авторитетні записи на імена осіб створюються на основі вимог до заголовків згідно RDA (Description and Access) – Опис ресурсу та доступ – міжнародний стандарт каталогізації. Авторитетні записи на імена осіб-викладачів Університету створюються на імена викладачів, що працюють в Університеті на постійній основі та твори яких присутні у бібліотеці.

Для створення авторитетного файлу, працівникам наукової бібліографії потрібна наступна інформація:
· прізвище, ім’я, по-батькові,
· дата народження,
· дата смерті (для померлої людини),
· місце народження,
· місце смерті (для померлої людини),
· поле діяльності,
· місце роботи (початок роботи, закінчення роботи),
· альтернативне прізвище (зміна прізвища, одруження), якщо науковець писав під тим прізвищем,
· коротка біографія (коли, який навчальний заклад закінчено, з якого року працюють в Університеті, на якій кафедрі, які наукові ступені (з зазначенням року отримання), які нагороди має.

Проблемна ситуація:
1. Науковець відмовляється надавати інформацію, посилаючись на ЗУ «Захист персональних даних».
2. Викладач звернувся з вимогою прибрати в його авторитетному файлі рік народження.
3. Деякі викладачі ігнорують листи з проханням надати інформацію.

Питання:
Чи має право Бібліотека висвітлювати ту інформацію, яка необхідна для БД?
Чи має право Бібліотека відмовити викладачу в тому, щоб прибирати важливу інформацію про нього та його поле діяльності?

Рішення:

Ситуація з БД «Авторитетний файл на викладачів КПІ» є класичним прикладом балансу між правом на приватність та суспільним інтересом/науковою діяльністю.

1. Чи має право Бібліотека збирати та висвітлювати ці дані?
Так, але з нюансами.
Наукова та статистична мета: Якщо викладач публікує працю, він стає суб'єктом наукової діяльності. Згідно зі ст. 6 ч. 8 ЗУ «Про захист персональних даних», обробка даних у наукових, статистичних чи історичних цілях дозволена за умови належного захисту. Дані про автора (ПІБ, вчений ступінь, місце роботи) є необхідними для ідентифікації твору. Оскільки створення авторитетних файлів є частиною наукової бібліографії та міжнародної каталогізації (RDA), це відповідає законній меті діяльності Університету.  Міжнародний стандарт RDA використовує дату народження як основний диференціатор (для розрізнення повних тезок). Без дати народження авторитетний файл втрачає свою ідентифікаційну функцію.

Публічність науковця: Викладач університету є суб'єктом освітньої та наукової діяльності. Його ПІБ, науковий ступінь, місце роботи та поле діяльності зазвичай не є конфіденційною інформацією, оскільки вони пов'язані з його професійною публічною роллю.

2. Проблема №1: Відмова надавати інформацію
Коментар: Викладач має на це право.
Згода суб'єкта (ст. 11): Підставою для обробки персональних даних у більшості випадків є добровільна згода. Якщо викладач прямо каже «ні», ви не можете примусити його заповнити анкету. Якщо ж інформація (наприклад, номер телефону чи точна дата народження) береться з приватних архівів або безпосередньо у викладача, він має право відмовити, посилаючись на статтю 11 ЗУ «Про захист персональних даних».
Альтернатива: Ви можете збирати інформацію з відкритих джерел (офіційний сайт кафедри, накази ректора, державні реєстри дисертацій). Згідно з практикою, використання публічно доступних даних для професійної ідентифікації не вважається порушенням, якщо воно не стосується приватного життя.

3. Проблема №2: Вимога прибрати дату народження
Коментар: Це право викладача на «забуття» або обмеження обробки.
Точність та актуальність (ст. 6 ч. 6): Персональні дані мають бути точними. Якщо викладач вважає, що дата народження є надмірною для ідентифікації його як науковця, він посилається на принцип мінімізації даних.
Чи можна відмовити? Скоріше за все — ні. Якщо людина офіційно вимагає видалити дату народження, і ця дата не є критично необхідною для розрізнення двох повних тезок-однофамільців на одній кафедрі, її варто прибрати або приховати. Публікація точної дати народження часто сприймається як втручання в особисте життя.

4. Проблема №3: Ігнорування запитів
Коментар: Це мовчазна відмова.
Відсутність відповіді не є згодою. У такому разі Бібліотека може створювати лише «короткий» файл на основі наявних публічних даних (ПІБ, кафедра, перелік праць), без біографічних подробиць, які потребують підтвердження від автора.

Юридичні поради для Бібліотеки

Розділіть дані на «Професійні» та «Особисті»:

• Професійні (ПІБ, ступінь, кафедра, праці) — можна публікувати, бо це стосується публічної діяльності в Університеті.
• Особисті (дата/місце народження, біографія, зміна прізвища) — вимагають згоди або використання лише тих даних, які викладач сам оприлюднив у мережі.

Інформована згода: Додайте в анкету пункт про те, що дані збираються для міжнародної системи RDA та сприяють цитованості науковця. Це стимулює викладачів «бути видимими».

Стаття 32 Конституції України: Ніхто не може зазнавати втручання в його особисте і сімейне життя. Якщо викладач вважає, що дата народження в публічному доступі йому шкодить — закон на його боці.

Висновок: Ви маєте право вести БД, але не маєте права відмовити викладачу у видаленні його особистих даних (як-от дата народження), якщо він цього вимагає. Краще залишити в БД лише рік отримання ступеня — цього достатньо для наукової ідентифікації.

Етичні принципи роботи з персональними даними

Для того, щоб дотримуватися етичних вимог, пов'язаних з проведенням досліджень за участю людей, дослідники повинні дотримуватися певних етичних принципів під час набору учасників, отримання їх інформованої згоди та управління даними, які збирають.

Зокрема, персональні дані слід обробляти 1) прозоро та справедливо та законно (Lowfullness, fairness and transparency), можна 2) обробляти лише для явно вказаних законних цілей (Purpose Limitation), 3) збирати та зберігати слід лише мінімальну кількість персональних даних, достатніх для зазначеної мети дослідження (Data minamisation), 4) треба забезпечувати точність ПД та можливості їх редагування/видалення (Accuracy), тобто неточні дані повинні бути "стерті або виправлені без затримки", 5) персональні дані мають обмежений термін зберігання, не більше ніж це необхідно для певної мети (Storage limatation), а ще - 6) дослідник  має забезпечити безпеку, цілісність та конфіденційність ПД (Integrity and confidentiality) - дані повинні бути захищені відповідними заходами безпеки.